جدول المحتويات
خصائص الإدارة الإلكترونية وعناصرها وأهداف نتعرف عليها في المقال عبر موقعنا موسوعة اقتصادنا ، فقد أنضم نظام الإدارة إلى ركب التطور التكنولوجي وأصبح يتم إدارة شركات ومؤسسات إلكترونياً ومن خلال ضغطة زر بدلاً من المواجهات المُباشرة على أرض الواقع، لكن هذا الأمر ليس بهذه السهولة، خاصة أن نوع الإدارة يختلف في طرق تسييره عن المألوف، والآن نتعرف على خصائص الإدارة الإلكترونية وأهم المعلومات عن الإدارة الإلكترونية الناجحة.
تابع: فتح حساب الشباب بنك مصر بالخطوات والمستندات 2021
الإدارة الإلكترونية
يُمكن القول بأن الإدارة الإلكترونية هي الإدارة الساعية لاستغلال الأدوات والوسائل المتوفرة تحت عنوان “التكنولوجيا”، حتى يتم تحقيق قيادة أكثر مرونة وأسهل بشكل كبير وتوفير الوقت والجهد على طاقم العمل، وكل ذلك يُحسن من الإنتاج ويرفع من كفاءة العمل، مع العلم أن الإدارة كتعريف علمي تختلف عن التطبيق، والتطبيق هو ما يحدث على أرض الواقع ويحتاج إلى الفن والمهارة للحصول على أفض نتائج، ويجب على الإدارة أن تكون بالقدر الكافي من الحرفية والفنية حتى تحصل على النجاح المتوقع.
خصائص الإدارة الإلكترونية
تتعدد خصائص الإدارة الإلكترونية وتختلف عن الإدارة الروتينية المعتادة، ونتعرف الآن على أهم المعلومات عنها:
- تعمل الإدارة الإلكترونية على توفير كل البيانات للعاملين بها، ثم يتم استغلاها الاستغلال الأمثل حتى يتم رفع كفاءة الشركة.
- تُقدم الإدارة الإلكترونية يد العون للإدارة العليات للقيام المثالية للمؤسسة، وتُخطط فيما يخص الشركة.
- تُتابع العملاء على موقع الشركة وما يسألون على مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة، كما تُرسل التقرير بكيفية سير العمل.
- تُتابع العاملين في الشركة للتعرف على مدى رضاهم عن المهام المُوكلة إليهم، وتعمل على تقديم أفضل الخدمات الإلكترونية للعاملين.
- تُجري الجوار والمُناقشة الإلكترونية ما بين عناصر العملية الإدارية حتى يتم تحقيق التواصل بشكل سريع وفعال.
- تقوم بحفظ البيانات الإلكترونية للمؤسسة وتوثيق منها ما يستحق، ولديها مرونة في الانتهاء من الإجراءات والتعاملات.
- تجعل فروع الشركة تعمل مثل السلسلة المتراصة للحلقات، بمعنى تحقيق المتابعة والتواصل المستمر بين فروع المؤسسة.
- تعمل على التواصل بين أقسام الشركة وتحقيق التكامل بين أطرافها، بجانب العمل على تحسين الخدمات وإمكانيات الشركة الإلكترونية.
- تتميز بالسرعة في إنجاز المهام الإدارية المختلفة وبسهولة الإجراءات، بجانب الاستغناء عن مسألة الارتباط الوثيق بالمؤسسة الفعلية.
- استبدال كل من البريد الوارد والصادر بالبريد الإلكتروني، مع توفير الموارد البيئية مثل الورق، وهو ما يُساهم في خفض ميزانية الشركة وترشيد استهلاك الموارد.
- التيسير في تنظيم وإعداد لقاءات العمل والاجتماعات، والإبداع في عرض المحتوى وارتفاع مستوى الشفافية.
- تعمل على نجاح العناصر والأدوات الإلكترونية فقط، والأساس هو الاعتماد على العنصر البشري والاستغناء عن أماكن التخزين واستغلال المساحة في شيء آخر.
- تعمل على ارتفاع نسبة إتقان العمل، والآلة تعمل بجانب العنصر البشري، مع العلم أن الإدارة هي صفة مستمرة وليست لوقت مُحدد فقط، وهي تسعى دائماً لتحقيق أفضل الخدمات والتطور.
الخصائص التقنية للإدارة الإلكترونية
بعدما تعرفنا على خصائص الإدارة الإلكترونية ، الآن نتعرف على الخصائص التقنية للإدارة الإلكترونية والتي يجب أن تتمتع بها الإدارة في ظل توافر الأدوات التقنية الإلكترونية، ويُمكن القول أنها خصائص أخرى يجب توافرها لتحقيق النجاح، وهي كما يلي:
الـ Hardware
بمعنى أن تكون طريقة تركيب الأسلاك والـ Cables صحيحة وموجودة في المكان الصحيح لها ومحمية، ويتم ذلك عن طريق الأجهزة المكتبة والأجهزة التي تعمل من دون أسلاك Wireless حتى يتم ضمان سير العمل بالشكل الصحيح ودون حدوث مشاكل تقنية.
الـ Software
وهو ما يشمل طرق تشغيل الأنظمة والتطبيقات والبرامج والخدمات المُقدمة للمواطنين والعملاء، ويجب أن تكون كل هذه الأمور على ما يرام لسير العمل بأفضل شكل مُمكن، فإن حدوث خطأ وإن كان صغير في السوفت وير الخاص بالشركة، يؤثر كثيراً على الخدمات والمهام الخاصة بها.
أساسيات الإدارة الإلكترونية
تختلف خصائص الإدارة الإلكترونية عن أساسيات الإدارات الإلكترونية والتي تتمثل في عدة مهام هي:
التخطيط
بمعنى الخطة الأساسية التي يجب سير العمل عليها، ويوجد نوعين من الخطط، أولهم الخطط قصيرة الأجل، وهي الخطط اليومية والأسبوعية والشهرية التي يجب أن تسير عليها الشركة، بينما الخطط طويلة الأجل وهي النوع الثاني من الخطط وتتعلق بالمدد الطويلة كالعام، وتكون خطة الشركة بعد خمس أو عشر سنوات وهكذا.
التنظيم
ويتم بناءً على الخطة التي يتم وضعها على أن تتكون برؤية واضحة عن المهام المطلوبة ومدة تأدية هذه الخدمات، ثم القيام بتوزيع المهام على كل موظف مناسب لتأديتها، بجانب متابعة حركة العمل ومتابعة مواعيد الانتهاء من المهام.
الإرشاد والتوجيه
والمعنى في ذلك أن تكون الإدارة مُحفزة للعاملين في المؤسسة وأن تكون موجهة وُمرشدة للموظفين في طريقة سير المهام، وأن تُساعد الموظفين في تنمية المهارات العامة الخاصة بهم والتي يحتاج إليها العمل للتقدم، ومن أهم هذه المهارة: مهارة الوقت، مهارة التواصل.
المتابعة
بعد أداء كل المهام السابقة، يجب على الإدارة التأكد من سلامة سير العمل بالشكل الصحيح والمُتوقع، حتى تتدارك أي خلل يحدث وتجد الحل المناسب لهذا الخلل، وهو ما لا يؤثر على حركة العمل وعلى الأهداف النهائية المتوقعة من العامل.
أهداف الإدارة الإلكترونية
لا شك أن الأهداف هي النقاط الأساسية التي تسير عليها كل مؤسسة، وكما تعرفنا على خصائص الإدارة الإلكترونية نتعرف على أهداف الإدارة الإلكترونية ، مع العلم أن كل شركة لها أهداف خاصة بها، لكن توجد بعض الأهداف العامة المشتركة بين الإدارات الإلكترونية، ومنها ما يلي:
- التطوير وتحسين طريقة سير العمل، من خلال ربط عناصر العملية الإدارية طوال الوقت.
- رفع مستوى الخدمات المُقدمة من الشركة للموظفين والعملاء.
- رفع شعلة التنافس حتى تصل الإدارة الإلكترونية إلى أكبر شريحة من العملاء مما يؤجج التنافس بين الشركات.
- تقليل تكاليف ومصروفات الإدارة كوسائل النقل والورق وغيرها.
أنواع الإدارة الإلكترونية
توجد عدة أشكال للإدارات الإلكترونية وتكون الإدارة عادة واحدة من هذه الإدارات:
- الوزارات الإلكترونية.
- الحكومات الإلكترونية.
- التجارة الإلكترونية.
- الشركات الإلكترونية.
جدير بالذكر أن مفهوم الإدارة واسع وقد يندرج تحت هذا الاسم كيانات تختلف عما سبق، فربما تكون الإدارة الإلكترونية عبارة عن موقع مدرسة الإلكتروني وما يشبه ذلك.
عيوب الإدارة الإلكترونية
رغم الفوائد الكثيرة التي تعود على المؤسسة من هذه الإدارة، لكن هناك بعض العيوب الناتجة عنها، ومنها ما يلي:
- مصطلح الإدارة الإلكترونية جديد مما يرفضه البعض ويستهتر به غيرهم، وهو ما يعطل عجلة العمل أحياناً.
- بسبب تداخل المسئوليات والمهام قد يغيب مفهوم الوصف الوظيفي.
- إن حدث ضعف في الإنترنت يكون هناك تأثير كبير في تحقيق التواصل الإداري بشكل فعال.
- تحتاج إلى تكلفة كبيرة من أجل التطبيق، بجانب ضياع مفهوم التشريعات التي تتلاءم مع مواقف مختلفة.
- تحتاج إلى الدقة في أصغر التفاصيل حتى تضمن جودة سير العمل، لكنها مهمة شاقة قد تؤتي بثمار فاسدة، لشعور الموظف بأنه مُراقب طوال الوقت مما يؤثر على أداءه الوظيفي بالسلب.
- ربما يتعرض الأرشيف الإلكتروني للإدارة الإلكترونية للاختراق في أي وقت مما يسبب خطر على الشركة ومصالحها.
- قد يحدث ضعف في تحصين الجانب الأمني وهو ما يعود بأضرار على المؤسسة بالكامل لا تُحمد عقباها.
- تحويل النظام الإداري التقليدي إلى نظام إلكتروني بشكل مفاجئ قد يسبب في خلل أو شل حركة المؤسسة.
عوامل تعيق الإدارة الإلكترونية
حين التعرف على مميزات و خصائص الإدارة الإلكترونية تجد أنها جيدة كثيراً، لكن مع التحول إلى العوامل التي تعيق الإدارة الإلكترونية تجد أن تطبيقها على أرض الواقع صعب وضعيف في بعض الدول بخلاف الدول الأجنبية، ومن هذه العوامل ما يلي:
- حدوث مشاكل فنية في الأسلاك والبرامج والتطبيقات والأجهزة، ويجب أن يكون كل ذلك على ما يرام لتتمكن الإدارة من تنفيذ المهام.
- شبكة الإنترنت الضعيفة مع تفشي التجسس الإلكتروني على العديد من الشركات.
- تشفير البيانات للحفاظ على أمنها قد يكون له عوائق، ويسبب محدودية المعلومات المتاحة، بجانب الكوادر البشرية الغير قادرة على العمل الإلكترونية.
بهذا نكون تعرفنا على خصائص الإدارة الإلكترونية وكل المعلومات عنها وعن مميزات وسلبيات وعوامل تُعيق تطبيق هذه الإدارة، ويُمكنكم التعرف على المزيد عن الإدارة الإلكترونية عبر موقعنا موسوعة اقتصادنا.