جدول المحتويات
رسالة إدارية من أهم الرسائل التي يحتاجها الموظفين في مراسلة بعضهم البعض لصالح العمل، لهذا لابد من توضيح كيفية كتابة رسالة إدارية، حيث يوجد العديد من الرسائل الإدارية لكلًا منها طريقة كتابته وسببه، وستقدم موسوعة اقتصادنا كيفية كتابة رسالة ادارية مع توضيح مفهوم الرسالة الادارية وأهم أنواعها.
رسالة إدارية
في البداية لابد من توضيح مفهوم رسالة إدارية، فهي خطاب يتم إرساله من قبل موظف لموظف أخر داخل هيئة أو مؤسسة أو شركة موجه بشكل رسمي ليتم إرسالها من قبل الموظف لمديره للحصول على بعض الاستفسارات بشأن العمل، وتعد رسالة ادارية هي واحد من أهم أشكال التواصل داخل بيئة العمل ويتم إرسال الرسالة الإدارية من خلال الرسائل العادية أو الرسائل الإلكترونية.
لهذا يمكن تعريف الرسالة الإدارية بانها وسيلة مستخدمة لنقل بعض التصورات الخاصة ببيئة العمل أو الأمور التي ترغب الجهات المسؤولة في العمل توضيحها لموظفين، كما يتم استخدام الرسائل الإدارية لتعريف الموظفين أو العاملين بمواعيد عقد الاجتماعيات أو توضيح التكليفات للموظفين داخل بيئة العمل.
فالرسالة الإدارية هي خطاب رسمي داخل بيئة العمل أو خطاب رسمي بين جهتين بشكل رسمي، أو هو خطاب رسمي موجه من أحد الأشخاص العاديين لجهة رسمية، والهدف من الرسائل الإدارية تحقيق أهداف وظيفية.
اقرأ: نموذج العمل التجاري وما يتضمنه من عناصر أساسية
أهم أنواع الرسائل الإدارية
هناك العديد من أنواع الرسائل الإدارية، ومنها:
- رسالة ادارية عامة، تهدف لتقوية الاتصالات بين العديد من الإدارات، والتي تتضمن معلومات التي تشبه الرسائل الرسمية، ولكنها تختلف من حيث الأهداف، ويتم كتابتها من أجل الموظفين بشكل عام داخل الأقسام الخاصة بالشركات أو الهيئات أو المؤسسات.
- المذكرة الإدارية، فهي نوع من الرسائل الإدارية المختصر التي تتميز بصغر الحجم فهي لا تتعدى صفحة واحدة فقط، وتتضمن معلومات مباشرة توضح المهام اليومية المطلوبة داخل بيئة العمل، أو توضيح مواعيد عقد الاجتماعات.
- التقرير الإدارية، الذي يكون مكتوب أو شفوي خاص بموضوع ما مع توضيح كافة التفاصيل التي من أجلها تم كتابة التقرير الإداري، ويهدف هذا التقرير لمساعدة المسؤولين لاتخاذ الإجراءات داخل بيئة العمل.
مكونات رسالة إدارية
- الترويسة، فهي بداية الرسالة أو الجزء العلوي منها التي تتضمن عنوان المؤسسة بالتفصيل، مع توضيح رقم الموضوع الذي من أجله تم كتابة رسالة إدارية داخل دفاتر الشركة أو المؤسسة، والتاريخ ويتم كتابته في الجزء الأيمن من الرسالة مع توضحي اسم المكان المرسل منه الرسالة الادارية والشهر والسنة.
- التحية الافتتاحية الرسالة من خلال كتابة كلمة الترجيب “السلام وعليكم ورحمة الله وبركاته”.
- موضوع الرسالة.
- جسم الرسالة، الذي يتضمن موضوع الرسالة الذي من أجله تم كتابة الرسالة الادارية مع ضرورة التوضيح والايجاز واختيار الألفاظ اللائقة والبسيطة.
- التحية الختامية.
- التوقيع.
- المرفقات، وهي عبارة عن أي مستندات أو مرفقات خاصة بالرسالة الادارية.
- كتابة أصحاب العلاقة، من خلال توضيح الأشخاص المرسل إليهم الرسالة الادارية.
كيفية كتابة رسالة إدارية
في حالة رغبة موظف أو مجلس إدارة الشركة أو المؤسسة كتابة رسالة ادارية لابد من التعرف على الطريقة الصحيحة لكتابة رسالة ادارية والتي تكون كالتالي:
- تعريف المرسل عن نفسه في البداية.
- تجنب ذكر أي من الأمور الخاصة في الرسالة الادارية حتى لو تم إرسال الرسالة لشخص على معرفة شخصية به، فمن الممكن أن يضطلع أحد الموظفين على تلك الرسالة.
- لابد من اختيار الوقت المناسب لإرسال الرسالة الإدارية.
- تجنب الوقوع في الأخطاء اللغوية أثناء كتابة الرسالة الإدارية، من خلال إعادة قراءة الرسالة أكثر من مرة قبل إرسالها مع الحرص على تلافي أي أخطاء إملائية.
- الابتعاد عن الكلمات الغربية والاختصارات، التي قد تؤدي لسوء فهم المتلقي.
- استخدام عنوان واضح.
- الحرص على إرسال الرسالة الإدارية للأشخاص المعنيين فقط دون غيرها لتجنب التأثيرات السلبية.
- تجنب ذكر الموضوعات الغير هامة مع الحرص على استخدام علامات الترقيم.
- توقيع الرسالة.
- الحرص على عدم استخدام أي معلومات سرية عن الشركة أو المؤسسة لعدم استخدامها من قبل المنافسين بطريقة خاطئة.
- تجب التأكد من حجم الملفات المرفقة مع الرسالة الإدارية حتى يستطيع المستقبل تنزيلها والاطلاع عليها.
نماذج للرسائل الإدارية
هناك العديد من الرسالة الإدارية، ومن أهمها:
أولًا: نموذج رسالة إدارية بطلب الملف الإداري
اسم الشركة……
كتابة التاريخ …/……/………………………
كتابة اسم المرسل إليه، “إلى السيد المدير”…………………………….
السلام وعليكم ورحمة الله وبركاته
كتابة الموضوع، مثال على هذا، “أطلب ملف إداري، وأطلب تقديم المساعدة اللازمة في توفير الملف”.
التحية الختامية، “مع خالص احترامي وتقديري”.
كتابة اسم الموظف الذي أرسل الرسالة.
التوقيع…………………………
ثانيًا: نموذج رسالة إدارية خاصة بطلب تأجيل عقد اجتماع
في البداية يتم توضيح تأجيل عقد اجتماع في الجهة العلوية.
التاريخ …………/………/………….
إلى السيد المدير العام أو مدير الإدارية، ………………………….
تحية طيبة وبعد، …………….
بعد هذا يتم طلب تأجيل الاجتماع مع ذكر الأسباب التي أدت لتأجيل عقد فعاليات هذا الاجتماع.
الشخص المشرف على الاجتماع، …………………..
توقيع المرسل، …………….
ثالثًا: نموذج رسالة إدارية لطلب صيانة
يتم إرسال هذا النموذج من الرسائل الإدارية لرئيس قسم الصيانة والهندسة في المؤسسة أو الشركة
كتابة التاريخ …../……/………..
تحية طيبة وبعد
الموضوع، طلب صيانة أجهزة الكمبيوتر مع توضيح القسم، وبعد هذا يتم كتابة أسباب طلب صيانة تلك الأجهزة.
بعدها يتم توضيح كافة البيانات عن أجهزة الكمبيوتر مثل، “نوع الأجهزة، نظام تشغيلها، وبناء على ذلك يتم اتخاذ الإجراءات المناسبة”.
التحية الختامية، “مع فائق تقديري واحترامي”.
مع كتابة اسم الموظف المرسل.
التوقيع.