جدول يومي لتنظيم وقتك وإدارة مهامك اليومية

جدول يومي مما لا شك فيه أن الاهتمام بوضع جدول لتنظيم الوقت يعد من المهام الأساسية التي يجب على كل شخص القيام بها،، ولا يعني وضع جدول يومي أن يكون قائم على جانب واحد فقط من جوانب الحياة، بل أن الشخص يمكنه وضع جدول لتنظيم حياته العلمية أو العملية أو الشخصية أو المهنية، ويستطيع كل فرد تحديد جدول يومي لتنظيم وقته وإدارة مهامه اليومية بما يتناسب مع ظروف حياته وأهدافه.

سنتحدث عن هذا من خلال موقع اقتصادنا في السطور التالية .

مزايا جدول تنظيم الوقت

إن وضع جدول لتنظيم الوقت يساعد بشكل كبير في تحديد الأهداف الخاصة بكل شخص ومن ثم الوصول إلى النجاح المطلوب، كما أن تنظيم الوقت في حد ذاته يمنحك الكثير من المميزات التي تتمثل فيما يلي:

• توفير الجهد وذلك لأن تنظيم الوقت يساعدك على القيام بالمهام كل واحدة على حدا مما ينجم عن ذلك بذل أقل في الجهد.
• زيادة الإنتاجية في العمل حيث أن تنظيم الوقت يحد من الشعور بالقلق والتشتت ويجعل الشخص يركز بشكل جيد في العمل الجاد والحد من إضاعة الوقت.
• عدم الشعور بأي ضغط وذلك لأن الشخص يضع لنفسه جدول يومي محدد يقوم في كل وقت بعمل وظيفة واحدة فقط وذلك يقلل من حدة الضغط لديه.
• زيادة ثقة الآخرين بك وتحسين سمعتك لأن الجميع سوف يعلم بأنك شخص منظم للوقت تعمل بفاعلية ونشاط.
• زيادة وقت الفراغ وذلك لكي تقوم بكافة الأعمال الشخصية الأخرى الخاصة بك دون الشعور بأي تقصير تجاه الأعمال الأخرى.

أقرا أيضا : بحث عن تنظيم الوقت

العناصر الهامة لتجهيز جدول يومي لتنظيم الوقت

هناك مجموعة من العناصر التي يجب أخذها في الاعتبار أثناء القيام بتجهيز الجدول اليومي وذلك لأنها ستساعد في نجاح الجدول وتنفيذ الأهداف المطلوبة، ومن ضمن هذه العناصر ما يلي:

• وضع ساعات محددة لكل وظيفة أو عمل وذلك لأن هذه الطريقة تضمن لك تحديد الوقت التي ستحتاج للقيام بكل مهمة على حدا، ولابد من أن تعطي لكل مهمة وقتها الكافي لإنجازها في المدة المحددة لها.
• تحديد وقت للراحة والنوم وذلك لأن لبدنك عليك حق، حيث أن النوم يساعد الجسم على الاسترخاء وتجديد النشاط، وعلى النقيض فإن قلة النوم تتسبب في شعور الفرد بالكسل وعدم القدرة على إكمال المهام المحددة.
• وضع وقت لتناول الوجبات الأساسية في اليوم ويفضل أن يكون هذا الوقت كافي فقط لتناول الوجبة الواحدة في موعدها المحدد، ومن ثم العودة لاستكمال المهام وعدم إضاعة الوقت فقط في تناول الأطعمة.
• تحديد وقت محدد للأسرة وهذا يعتبر من الأمور الهامة للغاية حيث أن معظمنا أصبح يهتم فقط بالقيام بالمهام الخاصة به وينسى إعطاء الأسرة القليل من وقته، لذا يفضل تحديد وقت كافي للجلوس مع الأسرة وزيادة التواصل معهم والأخذ بنصائحهم.
• تحديد وقت للترفيه والبعد التام عن جميع الأعمال سواء كانت مهنية أو شخصية، وذلك لأن الترفيه يساعد الفرد على تجديد نشاطه وحيويته والحد من الضغوطات، ويفضل أن يذهب الفرد للتنزه في مكان مفتوح أو يذهب لممارسة الرياضة التي يفضلها.

نصائح عند وضع جدول يومي لتنظيم الوقت

• الالتزام بالموعد المحدد لكل نشاط وذلك لكي يتم الوصول إلى النتيجة المطلوبة في الوقت المحدد.
• تسجيل جميع التغييرات التي قد تطرأ على الفرد وذلك للحد من وجود عوائق تؤثر على تنظيم الجدول اليومي.
• يجب أن يضع الفرد أولوياته في بداية التنظيم وذلك من خلال تحديد الأنشطة الهامة أولًا ومن ثم الأقل أهمية.
• وضع وقت فراغ بالجدول تحسبًا لحدوث أي أمر مفاجئ لضمان عدم التعدي على وقت الأنشطة الأخرى.
• مشاركة العائلة عند تنظيم الجدول وذلك لكي تقوم بتقديم المساعدة لك من أجل تحقيق النجاح المطلوب.

الخطوات المتبعة لتنظيم الوقت

وضع هدف محدد

إذا لم يحدد الفرد لنفسه هدف محدد لم يسعى إلى تنظيم وقته، وذلك لأن وجود أهداف أمام الفرد تجعله يوفر الكثير من وقته من أجل الوصول إلى هذه الأهداف.

وعند وضع الأهداف لابد أن يهتم الشخص بأن تكون أهدافه في البداية بسيطة وقابلة للتحقيق أي اختيار الأهداف التي ستتحقق على المدى القريب، ومن ثم الأهداف الأخرى التي ستحتاج إلى وقت طويل حتى لا يشعر الفرد بالفشل والإحباط منذ بداية تنظيم الوقت، كما أن الفرد من خلال تحديد الأهداف يتمكن من وضع فترة زمنية معينة لكل هدف وفق الاستراتيجية التي سيتبعها.

وضع جدول يومي للمهام اليومية

وذلك من خلال تحديد جميع المهام التي يجب عليك القيام بها من أجل الوصول للهدف المحدد سابقًا، وبعد تحديد هذه المهام يمكنك تنفيذها على الورق وذلك لكي تتجنب نسيان أي عمل من الأعمال التي تريد القيام بها من أجل الوصول للنجاح.

اختر الأعمال الأكثر أهمية أولًا

بعد القيام بكتابة جميع المهام على الورق ستتمكن من تحديد ما هو أكثر أهمية وذلك لكي تستطيع إنجاز كل عمل في موعده المحدد، ويفضل ترك المهام الصعبة والغير هامة في النهاية وذلك حتى لا تتعرض للضغط منذ البداية مما يسبب لك الفشل والإحباط.

ويجب عليك توخي الحذر أثناء تأجيل المهام الصعبة فيفضل وضع موعد محدد لها وتسجيل تاريخ بداية تنفيذها وتاريخ للنهاية حتى لا ينتهي الوقت ولم تقم بتنفيذها وتتعرض للفشل، ويفضل كذلك تحديد تواريخ جميع الأعمال حتى لا يختلط عليك الأمر ولكي تستطيع إنجاز كل مهمة في وقتها.

وضع تقويم للجدول

وهذا يعتبر من الأمور الأكثر أهمية لتنظيم الوقت لأن الاهتمام بوضع تقويم يساعد على تحديد تاريخ بدأ العمل وتاريخ الانتهاء منه، وبالتالي يكون الشخص مرتبط بموعد محدد لا يستطيع الاخلاف عنه لأن المخ يستطيع تسجيل هذه المواعيد ومن ثم يقوم بإرسال إشارات للفرد لكي ينتبه بأن لديه موعد محدد وهام.

ويمكنك أيضًا تحديد المواعيد البعيدة مثل القريبة تمامًا حتى وإن كانت الفترة الزمنية طويلة قد تتخطى الشهر فأكثر فيجب تحديدها أيضًا لتكون على دراية تامة بالموعد وتكون على استعداد لتنفيذها عند اقتراب موعدها.

القيام بكل عمل بمفرده

كما ذكرنا سابقًا يجب تحديد موعد لكل عمل وعدم القيام بأكثر من عمل في وقت واحد حتى وان كان لديك الكثير من المهام التي يجب عليك إتمامها، وذلك لأن هذه الطريقة ستجعلك تفقد السيطرة على القيام بجميع المهام وستعود لنقطة البداية من جديد لأنك لم تركز على عمل واحد فقط، بينما إذا قمت بتنفيذ كل عمل بمفرده ستتمكن من إنجازه بشكل أفضل وستظهر براعتك فيه وستتمكن من إدارة وقتك بشكل أفضل.

الحد من التمديد في المواعيد

وعلى النقيض فلا يجب عليك تأجيل جميع المهام إلى وقت آخر إذا كان لديك الوقت الكافي لإجرائها، وذلك لأن البعض يقع في هذه المشكلة وهي أن الوقت يتوفر أمامه ولكنه يترك المهام تتأجل إلى حين اقتراب موعد تسليمها، فلما لا تقم بإنجاز هذه المهام حتى وإن كان موعدها لم يأتي بعد طالما توفر لديك الوقت وتنظيم الوقت الآخر لمهام أخرى لم تكن في الحسبان.

أقرا أيضا:  وقات دوام stc في السعودية 1442 – 2021

تنظيم مكان العمل

وذلك من خلال اختيار مناخ جيد وبيئة مناسبة للعمل والتواجد في مكان منظم بعيدًا عن أي مكان يجعلك تهدر الوقت، فيفضل أن يكون المكان هادئ ويتوفر به بعض الأوراق والأقلام والهاتف والكومبيوتر لكي تتمكن من تدوين جميع الملاحظات بالطريقة التي تناسبك.