كيفية كتابة تقرير عمل

تعتبر كتابة تقارير العمل من الخطوات الهامة في مجال إدارة الأعمال في المؤسسات والشركات بشكل عام، ففي ظل التغييرات التي تشهدها شركات قطاع الأعمال من خلال تطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة يحتاج أرباب الأعمال إلى وسيلة تعمل على اتصالهم ببيئة العمل والعمال من أجل التعرف على المقترحات والآراء والتوصيات الخاصة ببيئة العمل، والتعرف على المشكلات والمعوقات من هنا تأتي أهمية تقارير العمل، وخلال هذا المقال سوف يتم توضيح كيفية كتابة تقرير عمل.

كيفية كتابة تقرير عمل

يعد تقرير العمل هو عبارة عن قائمة أو عرض واضح به كافة المعلومات، والحقائق والبيانات المتعلّقة بموضوع أو مشكلة ما أو متعلقة بأي أمر طارئ ما، يتخلّله تحليل منطقي، واقتراحات وتوصيات معيّنة، أو يتضمن على بعض من التوجيهات التي تتماشى مع طبيعة نتائج التحاليل الخاصة ببيئة الأعمال، وفي ضوء هذا التوضيح البسيط عن تعريف تقرير العمل، وقد تكون تقارير الأعمال تحريرية، أو شفهيّة، أو لفظيّة،أو مكتوبة مع الاستعانة ببعض الوسائل المناسبة من أجل إيضاحها تلك التقرير، وتحقيق الهدف منها بشكل فعال، كون تقارير العمل تعتبر المصدر الرئيسي للمعلومات القابلة للرجوع إليها خلال أي وقت، وتعد تقارير الأعمال هي ركيزة أساسيّة للقرارات الهامّة المتخذة من قبل المؤسسات والشركات، الأمر الذي يجعل تقرير العمل وسيلةً هامة ومساعدة أكثر من غيرها من أجل فهم الحقائق، واستيعاب وضع المؤسّسة أو الشركة عند منحنيات معيّنة أو عند حدوث ظروف ما يعد طارئ.

أهمية تقرير العمل

• يعد تقرير العمل هو أحد الطرق لتبادل المعلومات داخل الشركات والمؤسسات، حيث يلعب تقرير العمل دور هام ورئيسي في مجال تبادل المعلومات بين الأقسام والإدارات المختلفة داخل المؤسسة أو الشركة الواحدة، أو بين الشركات وبعضها.
• يعمل تقرير العمل على إبقاء صاحب العمل على إطلاق دائم بسير العمل، مع معرفة مقترحات وشكاوى العاملين.
• يعمل تقرير العمل على تحقيق نجاح الشركات والمؤسسات، حيث تعمل تقارير الأعمال على توضيح المشكلات والمعوقات والعمل على طرح الحلول المناسبة لها.
• يعمل تقرير على تجنب الشركات الخسائر أو ضعف في الإدارة من خلال التواصل المباشر مع كافة الإدارات والجهات المسؤولة عن بيئة العمل.
• يساعد تقرير العمل على التواصل بين الشركات المختلفة، أو التواصل بين الإدارات المختلفة داخل الشركة أو المؤسسة الواحدة.

مشكلات تقرير العمل

على الرغم من أهمية كتابة تقارير الأعمال إلا أن العديد من الأشخاص يعانون من صعوبة كتابة تقرير العمل، وصعوبة إنتاجه بصورة مميزة وفعالة، فعلى الرغم من مهارة وكفاءة الموظفين في أداء مهام عملهم إلا أنه لا يتمكنون من كتابة تقارير العمل بنفس جودتهم وكفاءتهم في أداء مهام وظائفهم، بالإضافة إلى ظهور تقارير الأعمال بصورة سيئة للغاية أمام الجهات العاملين فيها.

خطوات كتابة تقرير العمل

• تحديد الهدف من كتابة التقرير.
• تحديد المتلقي أو الإدارة أو الجهة الملقية للتقرير.
• توضيح طبيعة المعلومات المراد إضافتها للتقرير، وكيفية إضافة تلك المعلومات بما يحقق الهدف من كتابة التقرير.
• بعد كتابة جزء من مادة التقرير يتم مراجعة كافة الأفكار المتضمنة لهذا الجزء والخروج بأفكار رئيسية، والعمل على ترتيبها في تقرير العمل بتسلسل منطقي.
• لابد أن يكون محتوى التقرير مركز للغاية، مع ترابط أفكار التقرير مع تقديم الثوابت والحقائق اللازمة أثناء كتابة تقرير العمل.
• عند الوصل للهيكل البنائي الخاص بتقرير العمل، لابد أن يعتمد على وصف مختصر لمحتوى عرض التقرير، مع ترتيبه ترتيباً منطقياً، مع مراعاة تنسيق المحتوى وتوازنه، وتقسيمه بشكل مناسب، حيث يساعد هذا التقرير متلقي تقرير العمل على استيعاب وفهم التقرير، مع مساعدة المرسل في صياغة التقرير بطريقة صحيحة وموضوعية.
• في النهاية تأتي مرحلة المراجعة والتدقيق، ويفصل هنا أن يقوم بتلك المرحلة شخصاً مختصاً، وليس كاتب المحتوى الأصلي الخاص بالتقرير، ويتم التركيز في تلك المرحلة على مراجعة فقرات وجمل تقرير العمل، والتأكد من سلامتها من الناحية اللغوية، والإملائية، مع مراعاة علامات الترقيم والفواصل وغيرها، مع مراعاة توافق الأزمة المستخدمة في الجملة الواحدة، ومدى وضوحها، بحيث يتضمن كل مقطع من المقال على فكرة أساسية واحدة يتم ربطها مع بعضها البعض بأسلوب مُنظّم وسلس باستخدام وسائل الربط اللغوية الملائمة.
• تعد عمليّة كتابة تقرير العمل من أدقّ عمليّات الكتابة على الإطلاق، بسبب وجود بعض الأسس والمعايير الخاص بكتابتها، مثل الفقرات، والمفاهيم المتعارف عليها دولياً، لهذا يجب مراعاة كل تلك الشروط والمعايير عند كتابة تقرير عمل، والتي لا يحقّق التقرير الأهداف المنشودة إلا في حالة الالتزام بها، وعلى هذا الأساس فقد تم تسليط التركيز المتزايد من قبل رجال الإدارة والأعمال على فن كتابة تقارير العمل.

عناصر تقرير العمل

• صفحة العنوان، التي تأتي في بداية تقرير العمل الضخم، والتي تساعد على معرفة المعلومات الرئيسية عن التقرير، تتضمن تلك الصفحة كافة المعلومات عن تقرير العمل، التي تتضمن على عنوان تقرير العمل، معد تقرير العمل، مع توضيح مسماه الوظيفي، واسم الجهة الصادر عنها التقرير، بالإضافة إلى تاريخ إصدار تقرير العمل، ملحوظة عند كتابة تقرير عمل قصير أو صغيرة فأنه لا يتضمن على صفحة العنوان، مع الاكتفاء بذكر كافة بيانات تقرير العمل في الصفحة الأولى من أعلى.
• الملخص، الذي يتضمن العناوين الرئيسية التي احتوى عليها تقرير العمل، وتكمن أهمية المخلص على أمرين، الأمر الأول، أن يعلم المخاطَب إن كان بحاجة لقراءة هذا التقرير أم لا، الأمر الثاني أن يتعرّف المخاطَب المعلومات الأساسية التي تضمن عليها تقرير العمل، مثل، طبيعة القرارات، والنتائج، والتوصيات، وبهذه المعلومات يكون قد اكتفى عن قراءة التقرير بشكل كامل، يتم كتابة ملخص تقرير العمل في صفحة العنوان، إذا كان التقرير قصيراً، أما إذا كان التقرير طويلاً فيحتلّ التلخيص صفحة منفصلة، إما بعد صفحة عنوان التقرير، أو بعد الجداول والقوائم، أي قبل المقدّمة مباشرة.
• جدول المحتويات، أو ما يُعرف باسم “الفِهرس”، لتحديد عدد صفحات كل قسم، من أي صفحة يبدأ وبأي صفحة ينتهي تقرير العمل، ويضمّ اسم كل فصل أو قسم، الفرعية والرئيسية، كما يستخدم جدول المحتويات في تقارير العمل الطويلة فقط، لسهولة تصفّح التقارير القصيرة، وعدم حاجتها له.
• قائمة الجداول، التي تعد بمثابة قائمة توضيحية تتضمن شرحاً عن الأشكال والجداول التي ضمّها تقرير العمل.
• المقدمة، تتكوّن المقدمة من 3 عناصر أساسية، وهي كالتالي، أولاً موضوع التقرير، ثانياً الهدف من التقرير، وثالثاً حدود التقرير، وقد تضمّ مقدمة تقرير العمل أيضاً شرحاً بسيطاً لأقسام تقرير العمل المختلفة، إلا أنّها لا تحتوي على أي نتائج أو أي تفاصيل، وتتناسب بطريقة طردية مع حجم تقرير العمل، فإذا كان التقرير قصيراً فإن المقدمة لا تتجاوز بضعة أسطر فقط، وتمتدّ إلى المقدمة إلى عدّة صفحات إذا كان التقرير طويلاً؟
• متن التقرير،  أو موضوع تقرير العمل، الذي يتكون من عدة أقسام وفصول، يشرح كلّ فصل على منها شرحاً مفصّلاً.
• الاستنتاجات والتوصيات، تعد الاستنتاجات هي المعلومات التي يتمّ استخلاصها من تقرير العمل، وفي هذا الجزء لابد أن يجيب على كافة التساؤلات المطروحة خلال تقرير العمل، ويكون مصدر تلك الإجابات من إجراءات العمل نفسه، أما بالنسبة للتوصيات، فهي الاقتراحات الموصى باتّخاذها اعتماداً على ما تمّ تقديمه من معلومات وبيانات وحقائق في تقرير العمل، أو الحل الذي يعتقده مُقدّم تقرير العمل للمشكلة التي قد تم عرضها خلال التقرير.

أقرا المزيد نموذج كتابة تقرير